SEVEN-ERP Compras

SEVEN-ERP único ERP con BPM nativo del mercado para medianas y grandes empresas, posee un Módulo de Compras que sirve de apoyo a la alta gerencia para el control y seguimiento de los diferentes procesos de compras dentro de la empresa, como son: las solicitudes internas o requisiciones de compras, las cotizaciones a proveedores, el registro de proveedores, la generación de órdenes de compra local, la definición de los diferentes despachos de una orden y la recepción de la mercancía en las bodegas.

La aplicación esta totalmente integrada con los módulos de Presupuesto, Inventarios, Tesorería, y Activos Fijos, permitiendo al usuario realizar entradas por compras al inventario. 

Las solicitudes de compra o requisiciones pueden definirse desde cualquier terminal de la aplicación y pueden ser realizadas por cualquier usuario del sistema, permitiendo así que cada persona realice sus requerimientos de suministros.

El sistema posee un robusto Módulo de Seguridad que garantiza que los usuarios autorizados puedan consultar, aprobar y diligenciar las solicitudes hechas.

El sistema permite el registro de proveedores, detallando todas sus características y en especial definiendo los suministros y artículos de inventario que este le provee a la organización. También es posible guardar las ofertas hechas por un proveedor con respecto a los suministros o artículos que provee, con el fin de generar las cotizaciones automáticamente.

La recepción de mercancía se realiza en las bodegas definidas en las entregas de la orden de compra, esta es contabilizada usando el documento asociado a la recepción (remisión, orden de entrega, factura, etc.) y una vez que el proveedor entrega la factura correspondiente, se procede a causar la cuenta por pagar en el Módulo de Cuentas por Pagar, con el fin de realizar el pago desde el Módulo de Tesorería. 

CARACTERÍSTICAS GENERALES

  • Solicitud de los suministros que maneja la empresa, incluyendo su clase.
  • Definición de los diferentes usuarios que puedan generar cotizaciones, requisiciones, y órdenes de compra de la organización.
  • Definición de categorías de órdenes para poder agruparlas de acuerdo a las necesidades de la empresa.
  • Definición de los diferentes criterios de adjudicación usados para el registro de proveedor.
  • Creación de solicitudes de compra para artículos de inventario, activos fijos o suministros.
  • Cotización de productos a los diferentes proveedores.
  • Evaluación de las  cotizaciones, comparando las opciones que brindan los proveedores.
  • Generación de órdenes de compra basadas en la proveeduría, inventarios, o directamente en el Módulo de Compras.
  • Definición de las entregas para una orden de compra.
  • Recepción en las bodegas de la mercancía pedida en una orden de compra.
  • Creación del movimiento en el Módulo de Inventarios al momento de registrar la recepción de la mercancía.

 CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN

  • Los criterios de adjudicación pueden definirse asignándole a cada opción las que desee crear para un proceso de compra específico.
  • Definición de los diferentes compradores de la empresa, para poder mantener una bitácora de cuáles han sido las compras realizadas por cada comprador.
  • Definición de categorías de órdenes de compra, con el fin de organizar las solicitudes de cualquier manera que la empresa lo desee.
  • Comparativos acordes con criterios de calificación definidos por el usuario.

 SOLICITUDES

  • Creación de las solicitudes de compra de los distintos departamentos o centros de costo de la empresa. Cada usuario del sistema puede crear sus propias solicitudes de compra, sin embargo, estas tienen que ser aprobadas por un usuario que tenga la autorización requerida; una vez aprobada, el encargado de compras puede tramitar la solicitud ya sea despachando lo requerido, mandando a cotizar o creando una orden de compra.
  • Consulta y aprobación de las solicitudes de compra. La aplicación posee un estricto control de consulta y aprobación de solicitudes que sólo permite a los usuarios encargados, revisar las  solicitudes creadas en la empresa.
  • Despacho de suministros. El encargado de compras puede enviar al usuario los suministros que crea conveniente, siempre y cuando existan en la bodega de suministros; este despacho contabiliza el gasto del centro de utilidad respectivo y crea un documento para el soporte de la salida de los suministros.
  • Cotización de productos. En caso que el encargado de la proveeduría decida cotizar los productos que le han solicitado, él puede cotizar usando el registro de proveedores o también sin usar el registro de proveedores, pero esto debe ser realizado manualmente.
  • Compra de productos. Para los casos en que los productos solicitados no necesiten pasar por el proceso de cotización, el encargado de compras puede generar automáticamente una orden de compra.
  • La consulta de solicitudes permite verificar el estado de las  solicitudes dentro de la empresa. Muestra cuanto de la solicitud ya fue despachado, cuanto esta siendo cotizado y cuanto ya fue pedido en alguna orden de compra.

COTIZACIONES

  • Creación de cotizaciones sobre la base de solicitudes, sin usar el registro de proveedores. En caso que la empresa no maneje el registro de proveedores, es necesario que se cree la cotización, se envíe al proveedor y luego se retroalimente en el sistema con la información suministrada por el proveedor, esto con el fin de poder evaluar cuál es la mejor alternativa de compras para el producto.
  • La asignación de cotizaciones es realizada por el jefe de compras una vez tenga toda la información necesaria para tomar las decisiones. El jefe de compras decide a que proveedor le realizará la compra del producto, tomando como base todas las cotizaciones existentes, esta consulta puede ser realizada directamente en la pantalla de asignación de cotizaciones.
  • Existe un sistema de autorización de cotizaciones que es totalmente parametrizable por el usuario.

 ÓRDENES DE COMPRA

  • Generación de órdenes de compra basadas en cotizaciones.
  • Creación de órdenes de compra directamente desde el módulo de inventarios.
  • Creación de órdenes de compra directamente en el módulo de compras.
  • Aprobación de las órdenes de compra. Cuando la orden se crea basándose en una cotización, no es necesario el proceso de aprobación, ya que funciona de la misma manera que las cotizaciones, en caso contrario la orden debe ser aprobada para que pueda ser emitida.
  • Emisión y envió de las ordenes de compras a los proveedores.
  • Recepción de las órdenes de compra en las diferentes localizaciones, generando la cuenta por pagar y el respectivo movimiento dependiendo de que se esté recibiendo (entrada por compras en inventarios, entrada a la bodega de suministros en compras o contabilización del gasto en caso de que sea un servicio).
  • Control de productos pendientes de recibir por cada orden de compra.
  • Liquidación de la orden de compra.

 CONTABILIZACIÓN

  • Definición de diferentes tipos de transacción, con el fin de que el usuario final sólo deba conocer cuál tipo de transacción puede usar para realizar la contabilización; en ningún momento los usuarios finales necesitarán conocer el plan de cuentas de la empresa para codificar los documentos.
  • Definición de conceptos contables.
  • Asociación de conceptos a tipos de transacción.
  • Asociación “directa” de cuentas del plan contable a cada concepto por medio de los diferentes niveles de los conceptos.
  • Generación de comprobantes contables por cada transacción o resumidos por fecha.

INFORMES Y REPORTES

  • Lista de modos de pago
  • Lista de compradores
  • Lista de proveedores por suministros
  • Lista de clase de suministros
  • Lista tipos de transacción y conceptos
  • Lista de proveedores
  • Lista de proveedores por artículos
  • Lista de criterios adjudicación
  • Listado de requisiciones 

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